Eine Frachtausschreibung ist nur so gut wie die Angaben, die darin stehen. Fehlt das Gewicht, die Ladezeit oder der Hinweis auf Gefahrgut, fragen die Spediteure nach oder kalkulieren mit Sicherheitsaufschlag. Beides kostet Sie Zeit oder Geld. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Angaben in jede Ausschreibung gehören, wie Sie ein Ratenblatt aufbauen und welche Lücken am häufigsten zu Rückfragen führen.
Was gehört in eine Frachtausschreibung?
Eine Frachtausschreibung beschreibt Ihren Transportbedarf so genau, dass jeder Spediteur ohne Rückfrage einen Preis nennen kann. Dabei gilt: Was Sie nicht angeben, wird geschätzt. Und Schätzungen fallen selten zu Ihren Gunsten aus.
Angaben zur Sendung
| Angabe | Warum sie wichtig ist |
|---|---|
| Ladungsart | Stückgut, Teilladung oder Komplettladung bestimmen Fahrzeug und Preislogik |
| Gewicht | Grundlage fast jeder Preisberechnung |
| Maße, Paletten oder Lademeter | Entscheiden über den Platz im LKW, siehe Lademeter und Palettenstellplatz |
| Stapelbarkeit | Nicht stapelbare Ware braucht mehr Fläche |
| Ladehilfsmittel | Europaletten, Gitterboxen, Tausch oder kein Tausch |
| Gefahrgut | Klasse und UN-Nummer nach ADR, sonst kann der Spediteur nicht planen |
| Temperatur | Gekühlt, temperaturgeführt oder ungekühlt |
| Warenwert | Wichtig für Haftung und Versicherung |
Angaben zum Ablauf
| Angabe | Warum sie wichtig ist |
|---|---|
| Abhol- und Zustelladresse | Mindestens Postleitzahl und Ort, besser die genaue Adresse |
| Ladezeiten und Zeitfenster | Ein enges Fenster kann Wartezeit und Kosten verursachen |
| Lade- und Entladestelle | Rampe, Hebebühne, Seitenbeladung, Zufahrt für Sattelzüge |
| Zusatzleistungen | Avisierung, Ladungssicherung, Fahrer hilft beim Entladen |
| Lieferbedingung | Wer welche Kosten trägt, siehe Incoterms |
| Zahlungsziel | Beeinflusst die Kalkulation des Spediteurs |
Spot oder Tender: was zusätzlich gebraucht wird
Bei einer Spot-Ausschreibung geht es um einen einzelnen Transport. Hier zählen die genauen Daten dieser einen Sendung und eine klare Frist für die Angebote.
Beim Tender schreiben Sie ein Volumen über einen längeren Zeitraum aus. Zusätzlich brauchen die Spediteure:
- die Mengen je Relation, zum Beispiel Sendungen pro Woche oder Monat
- die Verteilung nach Gewicht oder Palettenzahl
- den Zeitraum, für den die Preise gelten
- den Umgang mit Maut, Dieselzuschlag und weiteren Nebenkosten
Das Ratenblatt: eine Struktur für alle
Im Ratenblatt tragen die Spediteure ihre Preise ein. Die wichtigste Regel: Sie geben die Struktur vor, nicht der Spediteur. Nur dann sind alle Angebote eins zu eins vergleichbar.
Ein gutes Ratenblatt legt fest:
- Relationen: eine Zeile pro Strecke, mit Start und Ziel in einheitlicher Form.
- Staffeln: die Spalten für Gewicht, Paletten oder Lademeter, siehe Staffelpreis.
- Einheit: Preis pro Sendung, pro 100 kg oder pro Palette, für alle gleich.
- Zuschläge: ob Maut und Diesel im Preis enthalten sind oder getrennt angegeben werden.
- Pflichtfelder: welche Angaben ein Angebot vollständig machen.
Beispiel mit erfundenen Zahlen: Zwei Spediteure bieten für dieselbe Relation. Spediteur A nennt 480 € inklusive Maut. Spediteur B nennt 430 € plus Maut von 60 €. Auf den ersten Blick ist B günstiger, tatsächlich kostet B mit 490 € mehr als A. Mit einer vorgegebenen Struktur fällt so etwas sofort auf.
Typische Lücken, die zu Rückfragen führen
Gewicht ohne Maße. Leichte, aber sperrige Ware braucht mehr Platz, als das Gewicht vermuten lässt. Geben Sie Maße oder Lademeter immer mit an.
Fehlende Ladezeiten. Ohne Zeitfenster kann der Spediteur seine Tour nicht planen und kalkuliert mit Puffer.
Kein Hinweis auf Besonderheiten. Gefahrgut, Temperatur oder eine schwierige Zufahrt gehören in die Ausschreibung, nicht in die Rückfrage am Tag der Abholung.
Offene Zuschläge. Wenn nicht klar ist, was im Preis enthalten ist, vergleichen Sie Angebote, die nicht vergleichbar sind.
Unrealistische Fristen. Wer für einen großen Tender nur wenige Tage Zeit lässt, bekommt weniger oder ungenauere Angebote.
Checkliste für Ihre nächste Frachtausschreibung
- Sind Ladungsart, Gewicht und Maße oder Lademeter angegeben?
- Sind Gefahrgut und Temperaturanforderungen genannt?
- Stehen Adressen, Ladezeiten und Besonderheiten der Ladestellen fest?
- Ist geregelt, was mit den Ladehilfsmitteln passiert?
- Gibt das Ratenblatt Relationen, Staffeln, Einheit und Zuschläge vor?
- Haben die Spediteure eine realistische Frist?
- Sehen nur die Spediteure Ihre Ausschreibung, die Sie eingeladen haben?
Frachten ausschreiben mit eFrexx
Mit eFrexx legen Sie fest, welche Positionen und Zusatzleistungen die Spediteure angeben müssen. Alle Angebote sind dadurch eins zu eins vergleichbar. Spot-Ausschreibungen erstellen Sie in wenigen Minuten und sehen den Bestpreis sofort. Im Tender geben Sie die Ratenstruktur vor, mit eigenen Feldern für Ihre Anforderungen, und jede Eingabe wird sofort auf Plausibilität geprüft. Nur eingeladene Spediteure sehen Ihre Ausschreibung. Mehr dazu unter Spot-Ausschreibung und Tender Management.
Häufige Fragen
Wie schreibe ich eine Fracht aus? Beschreiben Sie Sendung und Ablauf vollständig, laden Sie geeignete Spediteure ein und geben Sie eine feste Struktur für die Angebote vor. Setzen Sie eine Frist und vergleichen Sie die Angebote anschließend nach Preis und Leistung oder lassen Sie sich durch eine Software wie eFrexx unterstützen.
Welche Angaben braucht ein Spediteur für ein Angebot? Mindestens Abhol- und Zustellort, Ladungsart, Gewicht, Maße oder Lademeter, Ladezeiten und Besonderheiten wie Gefahrgut oder Temperatur. Je vollständiger die Angaben, desto präziser das Angebot.
Was ist der Unterschied zwischen Frachtanfrage und Frachtausschreibung? Eine Frachtanfrage geht meist an einen einzelnen Spediteur. Eine Frachtausschreibung geht an mehrere Spediteure gleichzeitig, mit derselben Struktur für alle, damit Sie die Angebote vergleichen können.
Kann man Frachten online ausschreiben? Ja, über Ausschreibungsplattformen und Frachtenbörsen. Der Unterschied liegt darin, wer Ihre Ausschreibung sieht: Bei einer Frachtenbörse ist sie meist für viele Anbieter sichtbar und Sie haben keinen oder kaum Einfluss auf die Qualität der Spediteure .
Bei einer geschlossenen Ausschreibung über Ihr eigenes Portal, wie in eFrexx, haben Sie die volle Kontrolle über die Spediteure, die Sie einladen und deren Angebote.