Tender

Tender: Jahresausschreibung, bei der ein Versender sein planbares Transportvolumen bündelt und feste Preise für viele Relationen auf einmal vereinbart.

Ein Tender, auch Frachttender, Jahresausschreibung oder Kontraktausschreibung genannt, ist die große Schwester der Spot-Ausschreibung. Statt einen einzelnen Transport anzufragen, vergibt der Versender sein gesamtes planbares Volumen für einen festen Zeitraum, meist ein Jahr. Die Spediteure bieten nicht für einen Auftrag, sondern für alle Relationen, Mengen und Leistungen, die im Tender beschrieben sind.

Wie ist ein Tender aufgebaut?

Das Herzstück eines Tenders ist die Ratenstruktur. Sie legt fest, für welche Kombinationen die Spediteure einen Preis nennen müssen:

• Relationen: Von wo nach wo wird transportiert, zum Beispiel von Postleitzahlgebiet zu Postleitzahlgebiet.
• Staffeln: Preise nach Gewicht, Paletten oder Lademetern, damit kleine und große Sendungen fair bepreist werden.
• Leistungen: etwa Komplettladung, Teilladung oder besondere Anforderungen.

Aus diesen Bausteinen entsteht das Ratenblatt, das jeder Spediteur ausfüllt. Ein Ausschnitt könnte so aussehen:

Bei einem echten Tender kommen schnell hunderte Relationen und tausende Einzelpreise zusammen.

So läuft ein Tender ab

1. Volumen analysieren: Welche Relationen werden wie oft gefahren?
2. Ratenstruktur festlegen: Relationen, Staffeln und Leistungen.
3. Spediteure einladen und die Ratenblätter ausfüllen lassen.
4. Angebote prüfen: Sind alle Preise vollständig und plausibel?
5. Vergabe-Szenarien vergleichen und die Partner auswählen.
6. Verträge schließen für den vereinbarten Zeitraum.

Plausibilitätsprüfung: Fehler finden, bevor sie teuer werden

In großen Ratenblättern passieren Tippfehler. Ein Spediteur trägt für eine Relation versehentlich 8.900 € statt 890 € ein, oder eine Zelle bleibt leer. In einer Tabelle mit tausenden Preisen fällt das leicht nicht auf und verzerrt den gesamten Vergleich. Eine Plausibilitätsprüfung erkennt solche Ausreißer, etwa weil ein Preis weit über den anderen Geboten liegt oder eine kleinere Staffel teurer ist als eine größere.

Beispiel aus der Praxis: Vergabe-Szenarien

Warum dauern Tender oft so lange?

Der Aufwand steckt selten in der Entscheidung, sondern im Weg dorthin. Laufen die Angebote als Tabellen per E-Mail ein, müssen sie zusammengeführt, auf Fehler geprüft und in eine vergleichbare Form gebracht werden. Rückfragen an die Spediteure kommen hinzu. Bei vielen Relationen kostet das Wochen, und jede weitere Verhandlungsrunde beginnt von vorn.

Typische Fehler im Tender

• Zu viele seltene Relationen aufnehmen. Relationen, die nur ein paarmal im Jahr gefahren werden, bringen im Tender kaum bessere Preise, machen ihn aber groß und unübersichtlich. Sie sind in der Spot-Ausschreibung meist besser aufgehoben.
• Unrealistische Mengen nennen. Spediteure kalkulieren mit dem Volumen, das Sie angeben. Liegt das tatsächliche Volumen deutlich darunter, sind die vereinbarten Preise im Laufe des Jahres oft nicht mehr zu halten.
• Nur auf den Gesamtpreis schauen. Ein Spediteur kann im Durchschnitt günstig sein und auf einzelnen wichtigen Relationen trotzdem deutlich teurer. Der Vergleich je Relation und das Durchspielen von Szenarien zeigen, wo das Geld wirklich liegt.
• Die Struktur offen lassen. Dürfen Spediteure eigene Tabellen schicken, beginnt die eigentliche Arbeit erst nach der Frist: alles in eine Form bringen, Lücken nachfragen, Fehler suchen.

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