Vergabe-Szenario: Durchgerechnete Variante der Auftragsverteilung im Tender, die zeigt, was eine bestimmte Aufteilung der Relationen auf die Spediteure im Jahr kostet.
Am Ende eines Tenders liegen viele Ratenblätter auf dem Tisch, und die eigentliche Frage beginnt: Wer bekommt welche Relationen? Ein Vergabe-Szenario sollte die Beantwortung dieser Frage unterstützen.
Es verteilt die Relationen nach einer bestimmten Regel auf die Spediteure und rechnet aus, was das bei den erwarteten Mengen im Jahr kostet. Erst der Vergleich mehrerer Szenarien zeigt, welche Vergabe wirtschaftlich und praktisch am besten passt.
Typische Vergabe-Szenarien
| Szenario | Regel | Stärke | Schwäche |
|---|---|---|---|
| Ein Partner für alles | Der insgesamt günstigste Spediteur bekommt alle Relationen | Ein Ansprechpartner, einfache Steuerung | Auf einzelnen Relationen zu teuer, Abhängigkeit |
| Bestpreis je Relation | Jede Relation geht an den günstigsten Bieter | Niedrigste Kosten | Viele Partner, hoher Steuerungsaufwand |
| Begrenzte Partnerzahl | Die günstigste Verteilung auf höchstens zwei oder drei Spediteure | Kompromiss aus Kosten und Aufwand | Etwas teurer als Bestpreis je Relation |
| Mit Ausfallreserve | Je Relation ein Hauptspediteur und ein zweiter in Reserve | Sicherheit bei Kapazitätsengpässen | Zusätzliche Abstimmung |
So wird ein Szenario gerechnet
Für jede Relation wird der Preis des zugeteilten Spediteurs mit der erwarteten Menge pro Jahr multipliziert. Die Summe über alle Relationen ergibt die Jahreskosten des Szenarios. Wichtig ist, dass die Mengen realistisch sind: Ein Szenario, das auf zu hohen oder zu niedrigen Mengen beruht, führt zu einer falschen Entscheidung.
Beispiel mit erfundenen Zahlen: Vier Relationen, drei Spediteure, Preis je Sendung.
| Relation | Sendungen pro Jahr | A | B | C |
|---|---|---|---|---|
| DE 40 → DE 80 | 200 | 1.198 € | 1.240 € | 1.215 € |
| DE 40 → DE 20 | 150 | 1.120 € | 1.090 € | 1.135 € |
| DE 40 → AT 4 | 120 | 1.402 € | 1.365 € | 1.380 € |
| DE 40 → CH 8 | 80 | 1.655 € | 1.590 € | 1.610 € |
| Szenario | Kosten pro Jahr |
|---|---|
| alles an A | 708.240 € |
| alles an B | 702.500 € |
| Bestpreis je Relation (A, B, B, B) | 694.100 € |
Der Bestpreis je Relation spart gegenüber „alles an B“ 8.400 € im Jahr und kommt mit zwei Partnern aus. Ob sich der zweite Partner lohnt, ist eine Abwägung zwischen Kosten und Aufwand.
Worauf es neben dem Preis ankommt
- Kapazität: Kann der Spediteur das zugeteilte Volumen auch in Spitzenzeiten fahren?
- Qualität: Wie pünktlich und zuverlässig hat er bisher geliefert?
- Abhängigkeit: Was passiert, wenn der einzige Partner ausfällt?
- Aufwand: Jeder Partner braucht Abstimmung, Kontrolle und Rechnungsprüfung.
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Häufige Fragen
Wie viele Vergabe-Szenarien sollte man durchrechnen?
Mindestens zwei: die günstigste Aufteilung je Relation und eine Variante mit wenigen Partnern. Der Vergleich zeigt, was Ihnen Einfachheit für kosten verursacht. Weitere Szenarien lohnen sich, wenn Sie bestimmte Spediteure bevorzugen oder ausschließen wollen.
Ist das günstigste Szenario immer das beste?
Nein. Jeder zusätzliche Partner bedeutet Abstimmung, Rechnungsprüfung und Steuerungsaufwand. Dazu kommen Qualität, Zuverlässigkeit und das Risiko, von einem einzigen Spediteur abhängig zu sein.
Wann rechnet man die Szenarien?
Nach Ablauf der Angebotsfrist und der Prüfung der Ratenblätter. Fehlerhafte oder unvollständige Preise würden die Szenarien sonst verzerren.