Frachtausschreibung

Frachtausschreibung: Strukturierte Preisanfrage, mit der ein Versender mehrere Spediteure gleichzeitig um Angebote für seine Transporte bittet und den Auftrag danach gezielt vergibt.

Eine Frachtausschreibung ist der Weg, auf dem Versender Transportleistungen einkaufen, ohne sich auf ein einzelnes Angebot verlassen zu müssen. Statt einen Spediteur direkt zu beauftragen, beschreibt der Versender seinen Bedarf, fragt mehrere Anbieter gleichzeitig an und vergleicht die Gebote, bevor er den Auftrag vergibt.

Was gehört zu einer Frachtausschreibung?

Beteiligt sind immer zwei Seiten. Der Versender, also das Unternehmen, dessen Ware transportiert wird, schreibt aus. Die Spediteure geben ihre Gebote ab. Damit diese Gebote vergleichbar sind, braucht jede Ausschreibung drei Bestandteile:

• Eine klare Beschreibung des Transports: Start und Ziel, Zeitfenster, Art und Menge der Ladung, besondere Anforderungen wie Kühlung oder Gefahrgut.
• Eine feste Gebotsstruktur: Sie legt fest, in welcher Form die Spediteure ihre Preise nennen, zum Beispiel Grundfracht, Dieselzuschlag und Maut getrennt oder als Gesamtpreis.
• Eine Frist: Bis zu diesem Zeitpunkt müssen alle Gebote vorliegen. Erst danach wird verglichen.

Wie läuft eine Frachtausschreibung ab?

1. Bedarf festlegen: Sie beschreiben den Transport so genau, dass alle Spediteure dasselbe anbieten.
2. Gebotsstruktur vorgeben: Sie bestimmen, welche Preisbestandteile die Spediteure nennen müssen.
3. Spediteure einladen: Ihre bestehenden Partner und bei Bedarf neue Anbieter.
4. Angebote vergleichen: nach Preis und nach weiteren Kriterien wie Qualität oder Termintreue.
5. Auftrag vergeben und die Entscheidung dokumentieren, damit sie später nachvollziehbar bleibt.

Spot und Tender: die zwei Formen

Frachtausschreibungen unterscheiden sich vor allem darin, für welchen Zeitraum eingekauft wird.

Die meisten Versender nutzen beides: den Tender für planbare Transporte, die Spot-Ausschreibung für alles, was kurzfristig dazukommt.

Beispiel aus der Praxis: warum die Gebotsstruktur entscheidet

Worauf sollten Versender achten?

• Einheitliches Format vorgeben. Nur wenn alle Spediteure in derselben Struktur anbieten, lassen sich die Angebote ohne Nacharbeit vergleichen.
• Vertraulichkeit sichern. Volumen und Relationen sind Geschäftsdaten. Sie sollten nur für die eingeladenen Bieter sichtbar sein, und die Bieter sollten sich gegenseitig nicht sehen.
• Kriterien vorher festlegen. Das günstigste Angebot ist nicht immer das beste. Wer vorab festlegt, wie Qualität und Zuverlässigkeit zählen, entscheidet nachvollziehbar.
• Jede Vergabe dokumentieren. Wer wann was angeboten hat und warum ein Spediteur den Zuschlag bekam, sollte auch Monate später noch auffindbar sein.

Per E-Mail oder über eine Plattform?

Viele Versender schreiben Transporte bis heute per E-Mail aus und sammeln die Antworten in Excel. Das funktioniert, solange es um wenige Transporte geht.

Mit jeder weiteren Ausschreibung wächst aber der Aufwand: Angebote kommen in unterschiedlichen Formaten, Zuschläge müssen von Hand dazugerechnet werden, und wer wann was angeboten hat, steht verstreut in Postfächern.

Frachtbörsen sind dabei keine echte Alternative: Dort ist die Anfrage für den offenen Markt sichtbar, und häufig bekommt der Billigste den Zuschlag.

Frachtausschreibung mit eFrexx

Mit eFrexx schreiben Versender Transporte in einem eigenen Portal aus. Sie geben die Gebotsstruktur verpflichtend vor.

Die Spediteure bieten in genau dieser Struktur, und eFrexx stellt alle Gebote sofort vergleichbar nebeneinander dar. Nur eingeladene Spediteure sehen die Ausschreibung, die Bieter sehen sich gegenseitig nicht. Während der Ausschreibung können die Spediteure beliebig viele Angebote abgeben.

Nach Ablauf der Ausschreibung kann jeder Versender anhand eigener Kriterien entscheiden, welcher Spediteur den Zuschlag erhält. eFrexx übernimmt automatisch die Kommunikation mit allen Beteiligten. Jede Ausschreibung ist vollständig dokumentiert.