Frachteinkauf: Beschaffung von Transportleistungen bei Spediteuren und Frachtführern: Bedarf ermitteln, Angebote einholen, vergleichen, vergeben und die Leistung steuern.
Frachteinkauf ist der Einkauf von Transportleistungen. Versender beschaffen damit die Fahrten, mit denen ihre Ware zum Kunden oder ins Werk kommt. Weil Fracht bei vielen Unternehmen ein großer und schwankender Kostenblock ist, entscheidet die Qualität des Frachteinkaufs direkt über die Logistikkosten.
Was gehört zum Frachteinkauf?
Der Frachteinkauf deckt den gesamten Weg von der Bedarfsklärung bis zur Steuerung ab. Er besteht aus fünf Aufgaben:
- Bedarf klären: Welche Relationen, Mengen, Sendungsarten und Anforderungen gibt es?
- Anbieter auswählen: Welche Spediteure und Frachtführer kommen infrage?
- Angebote einholen und vergleichen: per Ausschreibung, in einheitlicher Form.
- Vergeben und vereinbaren: Aufteilung auf Anbieter, Preise, Laufzeit und Bedingungen.
- Steuern und bewerten: Preise prüfen, Qualität messen, Ergebnisse für die nächste Runde nutzen.
Der Ablauf im Überblick
| Schritt | Ergebnis | Hilfreiche Werkzeuge |
|---|---|---|
| Bedarfsanalyse | Relationen, Mengen, Anforderungen | Frachtkostenanalyse, ABC-Analyse |
| Ausschreibung | Vergleichbare Angebote | Tender, Spot-Ausschreibung |
| Prüfung | Bereinigte Preise | Plausibilitätsprüfung |
| Vergabe | Zuteilung der Relationen | Vergabe-Szenario |
| Steuerung | Qualität und Kosten im Blick | Qualitätskennzahlen |
Tender oder Spot?
Im Frachteinkauf gibt es zwei Wege, die sich ergänzen:
| Tender | Spot-Ausschreibung | |
|---|---|---|
| Gegenstand | Planbares Volumen über einen Zeitraum | Einzelner Transport |
| Preis | Fest für die Laufzeit | Aktueller Marktpreis |
| Aufwand | Höher, dafür einmal für viele Sendungen | Gering, je Transport |
| Typisch für | Grundvolumen auf festen Relationen | Spitzen, Sonderfahrten, Ausfälle |
Wer nur auf einen Weg setzt, zahlt meist drauf. Ein reiner Tender lässt keinen Platz für Ausnahmen. Reine Spot-Käufe machen die Kosten schwer planbar.
Beispiel mit erfundenen Zahlen: Ein Versender verschickt im Jahr 2.000 Sendungen. 1.600 davon laufen über den Tender, 400 über Spot-Ausschreibungen.
| Weg | Sendungen | Durchschnittspreis | Kosten |
|---|---|---|---|
| Tender | 1.600 | 420 € | 672.000 € |
| Spot | 400 | 520 € | 208.000 € |
| Gesamt | 2.000 | 440 € | 880.000 € |
Der Spot-Anteil macht 20 % der Sendungen aus, aber rund 23,6 % der Kosten (208.000 € ÷ 880.000 €). Lohnt sich ein Teil der Spot-Transporte als feste Relation im nächsten Tender, sinken die Kosten für dieses Volumen.
Abgrenzung zu ähnlichen Begriffen
- Logistikeinkauf: der weiter gefasste Begriff, auch mit Lager und Kontraktlogistik.
- Spedition: Der Spediteur ist der Anbieter, bei dem der Frachteinkauf einkauft.
- Frachtbörse: Eine Frachtbörse ist ein Marktplatz. Frachteinkauf ist der Prozess, der auch Börsen nutzen kann, aber viel mehr umfasst. Problem der Frachtbörsen ist, dass jeder Ihre Ausschreibungen sieht und auch unqualifizierte Spediteure anbieten.
- Transportplanung: plant Touren und Aufträge. Der Frachteinkauf legt fest, mit wem und zu welchen Preisen gefahren wird.
Frachteinkauf in der Praxis: ein Tipp
Verlangen Sie von allen Bietern dieselben Positionen in derselben Form. Nur dann lassen sich Angebote wirklich vergleichen. Legen Sie vorab fest, wie Maut, Dieselzuschlag und weitere Zuschläge angegeben werden müssen. Halten Sie Entscheidungen fest, damit Sie sie bei der nächsten Runde nachvollziehen können.
Frachteinkauf mit eFrexx
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Die Spot-Ausschreibung deckt einzelne Transporte ab, das Tender Management Ihre Jahresausschreibung.
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Häufige Fragen
Was versteht man unter Frachteinkauf?
Frachteinkauf ist der Einkauf von Transportleistungen. Ein Versender holt Angebote von Spediteuren und Frachtführern ein, vergleicht sie und vergibt Transporte an die passenden Anbieter. Dazu gehört auch, die Leistung danach zu steuern und zu bewerten.
Was ist der Unterschied zwischen Frachteinkauf und Logistikeinkauf?
Der Logistikeinkauf ist der weiter gefasste Begriff. Er umfasst auch Lagerung, Verpackung und Kontraktlogistik. Der Frachteinkauf beschränkt sich auf den Transport von A nach B und damit auf Frachtraten, Relationen und Zuschläge.
Welche Aufgaben hat der Frachteinkauf?
Er ermittelt den Transportbedarf, wählt Spediteure aus, schreibt Transporte aus, vergleicht Angebote, verhandelt und vergibt. Danach prüft er Preise und Qualität im laufenden Betrieb und bereitet die nächste Ausschreibung vor.
Wie oft sollte man Frachten ausschreiben?
Eine feste Regel gibt es nicht. Häufig wird einmal im Jahr ein Tender für das Grundvolumen durchgeführt. Einzelne Transporte, die nicht im Vertrag stehen, gehen in eine Spot-Ausschreibung.
Was ist der Unterschied zwischen Tender und Spot im Frachteinkauf?
Ein Tender vergibt ein planbares Volumen über einen längeren Zeitraum zu festen Preisen. Eine Spot-Ausschreibung vergibt einen einzelnen Transport kurzfristig zum aktuellen Marktpreis.
Woran erkennt man einen guten Frachteinkauf?
Am Gesamtbild aus Preis, Qualität und Aufwand. Gute Einkäufer vergleichen Angebote in gleicher Form, halten die Ergebnisse fest und messen später, ob die Spediteure ihre Zusagen einhalten.