Für viele Versender ist der Tender der wichtigste Termin im Frachteinkauf. Hier entscheiden Sie für ein Jahr oder kürzer, welche Spediteure Ihre Relationen fahren und zu welchen Preisen. Trotzdem läuft der Tender in vielen Unternehmen noch über Excel und E-Mail und zieht sich über Wochen.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie ein Transport-Tender Schritt für Schritt abläuft, wo die meiste Zeit verloren geht und worauf Sie in jeder Phase achten sollten.
Was ist ein Tender in der Logistik?
Ein Tender ist eine Ausschreibung, meist für eine Transportart (See, Luft, LKW, Bahn), mit der ein Versender ein ganzes Transportvolumen für einen festen Zeitraum vergibt.
Die Spediteure bieten feste Preise für vorgegebene Relationen, meist mit Staffeln nach Gewicht, Palettenstellplätzen oder Lademetern. Anders als bei der Spot-Ausschreibung geht es nicht um einen einzelnen Transport, sondern um Planungssicherheit für viele wiederkehrende Transporte.
Unter Tender Management versteht man die Planung, Durchführung und Auswertung solcher Ausschreibungen, meist unterstützt durch Software. Gleichbedeutend wird auch der Begriff Ausschreibungsmanagement verwendet.
Schritt 1: Die Datenbasis schaffen
Jeder Tender ist nur so gut wie die Daten, auf denen er beruht. Bevor Sie Spediteure einladen, brauchen Sie einen vollständigen Überblick über Ihre Transporte der letzten zwölf Monate:
- Start und Ziel jeder Sendung, mindestens auf Ebene der Postleitzahl
- Sendungsart: Stückgut, Teilladung oder Komplettladung
- Gewicht, Palettenzahl oder Lademeter
- Häufigkeit pro Woche oder Monat
- bisherige Kosten je Relation
Die Daten stammen meist aus dem TMS, aus dem ERP oder aus den Abrechnungen der Spediteure. Planen Sie für diesen Schritt ausreichend Zeit ein. Fehlende oder widersprüchliche Daten sind der häufigste Grund, warum ein Tender später ins Stocken gerät.
Praxis-Tipp: Eine Frachtkostenanalyse zeigt, welche Relationen den größten Teil Ihrer Kosten verursachen. Mit einer ABC-Analyse sortieren Sie die Relationen nach ihrem Anteil am Volumen. So wissen Sie, wo sich ein Tender am meisten lohnt und welche seltenen Transporte besser in die Spot-Ausschreibung gehören.
Schritt 2: Umfang und Ziele festlegen
Legen Sie fest, was ausgeschrieben wird und was Sie erreichen wollen. Typische Fragen:
- Welche Relationen und Verkehrsträger gehören in den Tender?
- Für welchen Zeitraum sollen die Preise gelten?
- Geht es vor allem um Kosten, um Kapazität oder um die Zahl der Dienstleister?
- Welche Anforderungen gelten für alle Bieter, zum Beispiel ADR, Temperaturführung oder bestimmte Zeitfenster?
Halten Sie die Ziele schriftlich fest. Sie entscheiden später darüber, welches Angebot am besten passt.
Schritt 3: Die Ratenstruktur vorgeben
Hier entscheidet sich, ob Sie die Angebote später schnell vergleichen können. Geben Sie eine feste Ratenstruktur vor: welche Relationen, welche Staffeln, welche Einheiten und welche Zuschläge. Dazu gehört auch die Frage, ob beispielsweise Maut und Dieselzuschlag im Preis enthalten sind oder getrennt angegeben werden.
Wer die Struktur offenlässt, bekommt Angebote in unterschiedlichen Formaten. Dann rechnen Sie Zuschläge von Hand um, und jede Umrechnung ist eine mögliche Fehlerquelle und kostet Sie Zeit und Nerven.
Schritt 4: Die Spediteure auswählen und einladen
Laden Sie Ihre bestehenden Spediteure ein und ergänzen Sie gezielt neue Bieter für Relationen, auf denen Sie mehr Wettbewerb wollen. Entscheidend ist, dass nur die eingeladenen Spediteure Ihre Ausschreibung sehen. Ihre Volumen und Relationen sind Geschäftsgeheimnisse. Mehr zum Unterschied lesen Sie unter offene und geschlossene Ausschreibung.
Teilen Sie den Bietern mit der Einladung alles mit, was sie für ein belastbares Angebot brauchen: Zeitplan, Datenbasis, Anforderungen und die Kriterien, nach denen Sie vergeben. Außerdem können Sie vorgeben, ob NDA's von Ihnen gefordert werden oder ob der eingeladene Spediteur überhaupt teilnehmen möchte. Das alles vermeidet Rückfragen und Zeitverlust.
Schritt 5: Die Angebotsphase begleiten
Während die Spediteure kalkulieren, kommen Fragen. Beantworten Sie sie zentral und so, dass alle Bieter dieselbe Information bekommen. Prüfen Sie eingehende Angebote früh auf Vollständigkeit und Plausibilität. Ein fehlender Preis oder ein Tippfehler um eine Stelle fällt in einer großen Tabelle leicht nicht auf und wird erst teuer, wenn der Transport gefahren ist.
Beispiel mit erfundenen Zahlen: Ein Tender mit 120 Relationen und fünf Gewichtsstaffeln umfasst 600 Preise pro Bieter. Bei zehn Bietern sind das 6.000 Einzelpreise, die Sie prüfen und vergleichen müssen.
Schritt 6: Auswerten und Szenarien vergleichen
Jetzt vergleichen Sie die Angebote. Der günstigste Preis pro Relation ist dabei nur eine Sicht. Rechnen Sie mehrere Vergabe-Szenarien durch, zum Beispiel:
- jede Relation an den günstigsten Bieter
- höchstens drei Spediteure insgesamt
- Bestandsspediteure bevorzugen, wenn der Preisabstand klein ist
Beziehen Sie neben dem Preis die Leistung ein. Qualitätskennzahlen wie Termintreue oder Schadensquote zeigen, ob ein günstiger Spediteur auch zuverlässig fährt. Oft folgt auf die erste Auswertung eine zweite Runde, in der Sie ausgewählte Bieter um ein verbessertes Angebot bitten.
Schritt 7: Vergeben, dokumentieren und umsetzen
Informieren Sie die Spediteure über das Ergebnis, auch die, die nicht zum Zug gekommen sind. Übertragen Sie die neuen Preise in Ihr TMS und dokumentieren Sie die Vergabe vollständig: Wer hat was geboten, wie wurde entschieden und warum. Diese Dokumentation brauchen Sie bei Rückfragen aus Einkauf, Controlling oder Revision und als Grundlage für den nächsten Tender.
Oder noch besser: Verwenden Sie eine Lösung, die den größten Teil der Aufgaben automatisch für Sie übernimmt. Das spart Zeit, Nerven und Geld.
Wie lange dauert ein Tender?
Das hängt vom Umfang ab und vor allem davon, wie viel Handarbeit im Prozess steckt. Die meiste Zeit kostet in vielen Unternehmen nicht die Entscheidung, sondern das Sammeln, Vereinheitlichen und Prüfen der Angebote nach dem Ende eines Tenders. Eine grobe Zeitplanung für einen Tender mit Excel und E-Mail:
| Phase | Was passiert | Typische Zeitfresser |
|---|---|---|
| Vorbereitung | Datenbasis, Umfang, Ratenstruktur | Fehlende oder widersprüchliche Daten |
| Angebotsphase | Einladung, Fragen, Angebote | Rückfragen per E-Mail, verschiedene Formate |
| Auswertung | Vergleich, Szenarien, zweite Runde | Zusammenführen und Prüfen von Tabellen |
| Vergabe | Entscheidung, Information, Umsetzung | Übertragen der Preise, Dokumentation |
Typische Fehler im Tender
Ohne saubere Datenbasis starten. Spediteure kalkulieren mit Sicherheitsaufschlag, wenn Mengen oder Sendungsstruktur unklar sind.
Keine Struktur vorgeben. Jedes Angebot sieht anders aus, und der Vergleich wird zur mühsamen, zeitfressenden Handarbeit.
Zu viel in den Tender packen. Relationen, die nur selten gefahren werden, machen den Tender unübersichtlich, bringen aber kaum bessere Preise.
Nur auf den Preis schauen. Ein Spediteur, der günstig ist, aber unzuverlässig fährt, wird am Ende teuer.
Checkliste für Ihren nächsten Tender
- Liegen die Transportdaten der letzten zwölf Monate vollständig vor?
- Sind Umfang, Zeitraum und Ziele schriftlich festgelegt?
- Ist die Ratenstruktur inklusive Zuschlägen vorgegeben?
- Sehen nur die eingeladenen Spediteure Ihre Ausschreibung?
- Werden Angebote schon beim Eingang auf Plausibilität geprüft?
- Haben Sie neben dem Preis Kriterien für Qualität festgelegt?
- Ist die Vergabe vollständig dokumentiert?
Tender Management mit eFrexx
Mit eFrexx geben Sie die Ratenstruktur vor, mit beliebig vielen Relationen und Staffelpreisen. Sie laden Ihre Tenderdaten und den Vorjahres-Tender als Datei hoch. Jede Eingabe wird sofort auf Plausibilität geprüft, beim Versender und bei den Bietern. Vergabe-Szenarien rechnen Sie direkt im System, mehrere Runden sind möglich. Unsere Kunden verkürzen ihre Tender-Zyklen um bis zu 70 %. Mehr dazu auf der Seite Tender Management.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Tender und Ausschreibung? Ausschreibung ist der Oberbegriff für jede strukturierte Preisanfrage. Ein Tender ist eine Ausschreibung für ein ganzes Transportvolumen über einen festen Zeitraum, meist ein Jahr oder kürzer. Ein einzelner, kurzfristiger Transport wird dagegen per Spot-Ausschreibung vergeben.
Wie oft sollte man einen Transport-Tender durchführen? Die meisten Versender schreiben ihr Volumen einmal im Jahr aus. Bei stark schwankenden Märkten oder neuen Standorten kann ein kürzerer Zeitraum sinnvoll sein. Wichtig ist, dass zwischen den Tendern genug Zeit bleibt, um die Leistung der Spediteure zu beobachten.
Wie viele Spediteure sollte man zum Tender einladen? Eine feste Zahl gibt es nicht. Pro Relation sollten genug Bieter antreten, damit echter Wettbewerb entsteht. Gleichzeitig steigt mit jedem Bieter der Aufwand für Vergleich und Prüfung, wenn die Angebote nicht automatisch vergleichbar sind.
Was braucht man für einen Tender in der Logistik? Sie brauchen eine saubere Datenbasis Ihrer Transporte, eine feste Ratenstruktur, eine Liste geeigneter Spediteure und klare Kriterien für die Vergabe. Eine Software für das Tender Management hilft, die Angebote vergleichbar zu machen und den Ablauf zu dokumentieren.