Ratenstruktur: "Bauplan" einer Ausschreibung (Spot oder Tenders) der festlegt, für welche Relationen, Staffeln und Leistungen die Spediteure jeweils einen eigenen Preis nennen müssen.
Bevor ein einziger Preis im Tender genannt wird, muss feststehen, wofür überhaupt Preise gebraucht werden. Genau das regelt die Ratenstruktur.
Sie ist das Gerüst, das jeder Spediteur mit seinen Preisen füllt. Ist sie gut gebaut, lassen sich alle Angebote direkt vergleichen. Ist sie zu grob, verschwinden Kostenunterschiede. Ist sie zu fein, ertrinken Versender und Bieter in Zahlen.
Woraus besteht eine Ratenstruktur?
Eine Ratenstruktur setzt sich aus drei Dimensionen zusammen:
- Relationen: Von wo nach wo wird transportiert? Üblich sind Ländercodes mit Postleitzahlgebieten, etwa „DE 40 → AT 4“.
- Staffeln: In welchen Größenklassen wird bepreist? Zum Beispiel nach Gewicht, Paletten oder Lademetern, siehe Staffelpreis.
- Leistungen: Welche Art von Transport ist gemeint? Etwa Komplettladung, Teilladung, Stückgut oder besondere Anforderungen wie Kühlung.
Dazu kommt die Frage, wie mit Zuschlägen umgegangen wird. Werden Diesel und Maut im Preis eingerechnet oder getrennt ausgewiesen? Auch das gehört in die Ratenstruktur, sonst sind die Angebote am Ende doch nicht vergleichbar.
Wie fein sollte die Struktur sein?
Jede Dimension multipliziert die Zahl der Preise. Das ist der Kern jeder Entscheidung über die Ratenstruktur: Feinere Relationen und mehr Staffeln bilden die Kosten genauer ab, bedeuten aber mehr Arbeit für die Bieter und mehr Aufwand beim Vergleich. Viele Spediteure reagieren auf sehr umfangreiche Ratenblätter mit Pauschalpreisen oder geben gar nicht erst ab.
Beispiel mit erfundenen Zahlen: Ein Versender liefert von einem Werk aus. So wächst die Zahl der Preise, die jeder Spediteur nennen muss:
| Aufbau | Rechnung | Preise je Spediteur |
|---|---|---|
| 40 Zielgebiete, 1 Staffel, 1 Leistung | 40 × 1 × 1 | 40 |
| 40 Zielgebiete, 6 Gewichtsstaffeln, 1 Leistung | 40 × 6 × 1 | 240 |
| 40 Zielgebiete, 6 Staffeln, 3 Leistungen | 40 × 6 × 3 | 720 |
| 3 Werke, 40 Zielgebiete, 6 Staffeln, 3 Leistungen | 3 × 40 × 6 × 3 | 2.160 |
Bei acht eingeladenen Spediteuren sind das in der letzten Zeile über 17.000 Einzelpreise, die geprüft und verglichen werden wollen.
Tipps für eine gute Ratenstruktur
- Von den Daten ausgehen. Die Transporte des Vorjahres zeigen, welche Relationen und Sendungsgrößen wirklich vorkommen.
- Seltenes weglassen. Relationen, die nur ein paarmal im Jahr gefahren werden, sind in der Spot-Ausschreibung meist besser aufgehoben.
- Staffeln an der Realität ausrichten. Wenn fast alle Sendungen zwischen 5 und 10 Tonnen liegen, braucht es dort feine Staffeln und darüber nur wenige.
- Zuschläge eindeutig regeln. Legen Sie fest, ob Preise inklusive oder exklusive Diesel und Maut genannt werden.
- Volumen mitliefern. Spediteure kalkulieren genauer, wenn sie wissen, wie viele Sendungen je Relation zu erwarten sind.
Ratenstruktur mit eFrexx
In eFrexx geben Sie die Ratenstruktur vor, mit beliebig vielen Relationen und Staffelpreisen. Neben den üblichen Parametern können Sie in eFrexx eigene individuelle Parameter frei definieren, die für Sie aber wichtig sind.
Die Spediteure tragen ihre Preise direkt in diese Struktur ein, und eFrexx prüft jede Eingabe sofort auf Plausibilität, bei Ihnen und bei den Bietern. So bleiben auch große Tender übersichtlich und vergleichbar.
Häufige Fragen
Wer legt die Ratenstruktur fest?
Der Versender. Er gibt vor, für welche Relationen, Staffeln und Leistungen er Preise sehen will. Die Spediteure füllen diese Struktur nur aus. So ist sichergestellt, dass alle Angebote dieselben Positionen enthalten.
Wie fein sollte eine Ratenstruktur sein?
So fein wie nötig, so grob wie möglich. Jede zusätzliche Relation und Staffel vervielfacht die Zahl der Preise. Feiner zu werden lohnt sich dort, wo sich die Kosten wirklich unterscheiden, etwa bei weit auseinanderliegenden Zielgebieten.
Kann man die Ratenstruktur während eines Tenders ändern?
Möglich ist es, aber aufwendig, denn alle Bieter müssen ihre Preise anpassen. Besser ist es, die Struktur vor dem Start sorgfältig aus den Transportdaten des Vorjahres abzuleiten.