Bieterliste: Liste der Unternehmen, die zu einer Ausschreibung eingeladen werden, im Frachteinkauf also der Spediteure, die für einen Transport oder einen Tender ein Angebot abgeben dürfen.
Wer Transporte ausschreibt, entscheidet zuerst, wen er fragt. Die Bieterliste legt fest, welche Spediteure ein Angebot abgeben dürfen. Sie bestimmt damit, wie viel Wettbewerb entsteht, wie vergleichbar die Angebote sind und wie viel Aufwand die Auswertung macht. Eine gute Bieterliste ist deshalb einer der wichtigsten Hebel für bessere Frachtpreise.
Was steht in einer Bieterliste?
Im einfachsten Fall ist die Bieterliste eine Liste mit Firmennamen und Ansprechpartnern. Für den Frachteinkauf lohnt es sich, mehr festzuhalten, damit Sie für jede Ausschreibung schnell die passenden Spediteure finden.
| Angabe | Wofür Sie sie brauchen |
|---|---|
| Firma, Ansprechpartner, E-Mail | Einladung und Rückfragen |
| Verkehrsträger | LKW, Bahn, See- oder Luftfracht |
| Ladungsarten | Stückgut, Teilladung, Komplettladung |
| Regionen und Relationen | auf welchen Strecken der Spediteur stark ist |
| Besondere Fähigkeiten | Gefahrgut nach ADR, Temperaturführung, Zoll |
| Nachweise | Zertifikate, Versicherung, bei Bedarf Audits |
| Leistung | Qualitätskennzahlen aus der bisherigen Zusammenarbeit |
| Teilnahme | an welchen Ausschreibungen der Spediteur teilgenommen und geboten hat |
Bieterliste aufbauen in vier Schritten
- Bestand sammeln: alle Spediteure, mit denen Sie heute arbeiten, mit ihren Relationen und Leistungsdaten.
- Lücken erkennen: Relationen, auf denen nur ein oder zwei Spediteure bieten, brauchen mehr Wettbewerb.
- Neue Bieter finden: über Empfehlungen, Verbände, Messen oder Plattformen, auf denen Spediteure mit ihren Leistungen hinterlegt sind.
- Vorab prüfen: neue Spediteure vor der Einladung auf Ihre Mindestanforderungen prüfen, zum Beispiel mit einem kurzen Fragebogen.
Beispiel mit erfundenen Zahlen: Ein Versender plant einen Tender mit 60 Relationen und hat bisher acht Spediteure. Die Auswertung der Bieterliste zeigt:
| Region | Spediteure bisher | Neue Bieter | Bieter im Tender |
|---|---|---|---|
| Deutschland Nord | 5 | 1 | 6 |
| Deutschland Süd | 4 | 2 | 6 |
| Österreich und Schweiz | 2 | 3 | 5 |
| Italien | 1 | 4 | 5 |
Für Italien gab es bisher nur einen Bieter. Ohne neue Spediteure hätte dort kein Wettbewerb stattgefunden.
Wie viele Bieter sind sinnvoll?
Mehr Bieter bedeuten nicht automatisch bessere Preise. Entscheidend ist, dass pro Relation genug passende Spediteure bieten. Ein Spediteur ohne Netz in Italien bringt für eine Italien-Relation keinen Wettbewerb, auch wenn er auf der Liste steht.
Gleichzeitig steigt mit jedem Bieter der Aufwand, wenn die Angebote nicht automatisch vergleichbar sind. Und Spediteure, die in jeder Ausschreibung mit vielen anderen konkurrieren und selten gewinnen, bieten auf Dauer weniger sorgfältig. Laden Sie deshalb gezielt ein: lieber fünf passende Spediteure pro Region als zwanzig auf gut Glück.
Bieterliste, Lieferantenliste und Bieterkreis
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferantenliste | alle Dienstleister, mit denen ein Unternehmen arbeitet oder die es geprüft hat |
| Bieterliste | die Auswahl der Unternehmen, die zu einer bestimmten Ausschreibung eingeladen werden |
| Bieterkreis | oft gleichbedeutend mit Bieterliste, manchmal für die tatsächlich bietenden Unternehmen verwendet |
Bei einer geschlossenen Ausschreibung bieten nur die Unternehmen auf der Bieterliste. Bei einer offenen Ausschreibung oder einer Frachtenbörse kann jeder bieten, der die Ausschreibung sieht. Dann gibt es keine Bieterliste im engeren Sinn.
Bieterliste pflegen
Nach jeder Ausschreibung auswerten. Wer hat geboten, wer nicht, wer war günstig, wer zuverlässig? Spediteure, die mehrfach eingeladen wurden und nie geboten haben, nehmen Sie von der Liste.
Leistung einbeziehen. Termintreue, Schadensquote und Erreichbarkeit zeigen, ob ein günstiger Spediteur auch im Alltag passt.
Vertraulich halten. Die Bieterliste verrät, mit wem Sie arbeiten und wo Sie Wettbewerb suchen. Bieter sollten sich gegenseitig nicht sehen.
Praxis-Tipp: Halten Sie die Bieterliste an einem Ort und nicht in E-Mail-Verteilern einzelner Mitarbeiter. Sonst geht Wissen verloren, wenn jemand das Unternehmen verlässt.
Bieterliste und eFrexx
In eFrexx laden Sie Ihre eigenen Spediteure zu jeder Spot-Ausschreibung oder jedem Tender ein. Zusätzlich können Sie neue Spediteure einladen oder Spediteure, die bereits in eFrexx hinterlegt sind. Nur eingeladene Spediteure sehen Ihre Ausschreibung, die Bieter sehen sich gegenseitig nicht, und jede Ausschreibung ist vollständig dokumentiert.
Häufige Fragen
Was ist eine Bieterliste?
Eine Bieterliste enthält alle Unternehmen, die zu einer Ausschreibung eingeladen werden. Im Frachteinkauf sind das die Spediteure, die für einen Transport oder ein Transportvolumen ein Angebot abgeben dürfen. Die Liste legt also fest, wer am Wettbewerb teilnimmt.
Wie viele Bieter sollte man einladen?
Eine feste Zahl gibt es nicht. Pro Relation sollten genug Spediteure bieten, damit echter Wettbewerb entsteht. Zu viele Bieter erhöhen den Aufwand für Vergleich und Prüfung und senken bei manchen Spediteuren die Bereitschaft, sorgfältig zu kalkulieren.
Was ist der Unterschied zwischen Bieterliste und Lieferantenliste?
Die Lieferantenliste enthält alle Dienstleister, mit denen ein Unternehmen grundsätzlich zusammenarbeitet oder die es geprüft hat. Die Bieterliste ist eine Auswahl daraus, ergänzt um neue Kandidaten, für eine bestimmte Ausschreibung.
Dürfen Bieter die anderen Bieter sehen?
In einer geschlossenen Frachtausschreibung in der Regel nicht. Sehen sich die Bieter gegenseitig, kann das den Wettbewerb verzerren und Absprachen erleichtern. Deshalb bleibt die Bieterliste vertraulich.
Wie oft sollte man die Bieterliste überarbeiten?
Mindestens vor jedem Tender. Prüfen Sie dabei die Leistung der bisherigen Spediteure, entfernen Sie Bieter, die mehrfach nicht geboten haben, und ergänzen Sie neue Spediteure für Relationen mit wenig Wettbewerb.