Wer Transporte per Tender einkauft, kennt das Problem: Hunderte Relationen, dutzende Spediteure, tausende Einzelpreise in unterschiedlichen Tabellen. Eine Tender-Software soll diesen Ablauf vereinfachen. Doch die Angebote auf dem Markt unterscheiden sich stark. Manche sind für öffentliche Vergaben gebaut, manche für den allgemeinen Einkauf, nur wenige für den Frachteinkauf. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Funktionen für Transport-Tender zählen und welche Fragen Sie Anbietern stellen sollten.
Was ist eine Tender-Software?
Eine Tender-Software bildet den Ablauf einer Ausschreibung digital ab: Ausschreibung anlegen, Bieter einladen, Angebote einsammeln, vergleichen und vergeben. Für dieselbe Art von Werkzeug sind viele Namen im Umlauf, zum Beispiel Tender Management Software, Ausschreibungsmanagement Software, E-Sourcing oder Bid Management Software.
Wichtig ist die Unterscheidung nach dem Einsatzzweck:
| Art der Software | Gebaut für | Passt zum Frachteinkauf? |
|---|---|---|
| Vergabemanagement | Öffentliche Auftraggeber und Vergaberecht | Selten |
| Bid Management | Anbieter, die sich auf Ausschreibungen bewerben | Nein |
| Allgemeines E-Sourcing | Einkauf von Material und Dienstleistungen | Teilweise |
| Tender-Software für Transporte | Versender, die Frachten ausschreiben | Ja |
Ein Transport-Tender hat Eigenheiten, die allgemeine Lösungen oft nicht abbilden: Relationen, Staffelpreise, Lademeter, Zuschläge und Verkehrsträger. Darauf sollte eine Software für den Frachteinkauf ausgelegt sein.
Wann lohnt sich eine Tender-Software?
Excel und E-Mail funktionieren, solange der Tender klein ist. Eine Software lohnt sich, wenn einer dieser Punkte zutrifft:
- Sie schreiben viele Relationen mit Staffeln aus, und der Vergleich dauert Wochen.
- Angebote kommen in unterschiedlichen Formaten und müssen von Hand vereinheitlicht werden.
- Fehler in Preistabellen fallen erst auf, wenn die Rechnung kommt.
- Die Vergabe ist schwer nachzuvollziehen, weil Entscheidungen in E-Mails verteilt sind.
- Neben dem Tender fallen regelmäßig Spot-Ausschreibungen an.
Zehn Kriterien für die Auswahl
1. Feste Ratenstruktur
Die Software sollte Ihnen erlauben, die Ratenstruktur vorzugeben: Relationen, Staffeln, Einheiten und Zuschläge. Nur dann sind alle Angebote eins zu eins vergleichbar.
2. Große Tender ohne Grenzen
Prüfen Sie, ob die Software beliebig viele Relationen und Staffeln verarbeitet. Ein Tender mit vielen Relationen sollte genauso übersichtlich bleiben wie ein kleiner.
3. Plausibilitätsprüfung
Ein vertippter Preis kostet ein ganzes Jahr lang Geld. Eine gute Software prüft jede Eingabe sofort auf Plausibilität, am besten schon beim Bieter, bevor er abgibt.
4. Vergabe-Szenarien
Der günstigste Preis pro Relation ist nur eine von mehreren Sichten. Achten Sie darauf, dass Sie Vergabe-Szenarien direkt im System vergleichen können, etwa mit einer Höchstzahl an Spediteuren.
5. Mehrere Runden
Oft folgt auf die erste Auswertung eine zweite Runde mit ausgewählten Bietern. Die Software sollte das ohne neuen Tender ermöglichen.
6. Datenimport und Schnittstellen
Ihre Transportdaten liegen im TMS oder ERP. Fragen Sie, wie die Daten in die Tender-Software kommen und wie die Ergebnisse zurückfließen, per Datei-Import und/oder über eine Schnittstelle. Eine Tender-Software ersetzt in der Regel kein TMS, sondern ergänzt es.
7. Eigene Spediteure und neue Bieter
Sie sollten Ihre bestehenden Spediteure einladen können und bei Bedarf neue Bieter in der Software finden. Prüfen Sie, wer Ihre Ausschreibung sieht.
8. Vertraulichkeit
Ihre Volumen und Preise sind Geschäftsgeheimnisse. Klären Sie, ob nur eingeladene Spediteure die Ausschreibung sehen und ob sich die Bieter gegenseitig sehen können. Mehr dazu unter offene und geschlossene Ausschreibung.
9. Datenschutz und Serverstandort
Fragen Sie, wo die Daten gespeichert werden und ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung angeboten wird. Für viele Unternehmen ist ein Serverstandort in Deutschland oder der EU eine Voraussetzung.
10. Kostenmodell
Klären Sie, wie abgerechnet wird: Lizenz, Nutzung oder Provision auf das vergebene Volumen. Eine Provision steigt mit Ihrem Frachtvolumen, eine feste Lizenz bleibt planbar.
Fragen, die Sie Anbietern stellen sollten
- Für welche Art von Ausschreibungen ist die Software gebaut?
- Können wir unsere eigene Ratenstruktur mit Staffeln und Zuschlägen vorgeben?
- Wie werden fehlerhafte oder unplausible Preise erkannt?
- Wie kommen unsere Daten aus dem TMS hinein und die Ergebnisse wieder hinaus?
- Wer sieht unsere Ausschreibung, und sehen sich die Bieter gegenseitig?
- Wo stehen die Server?
- Gibt es neben dem Tender auch Spot-Ausschreibungen?
- Wie wird die Nutzung der Software abgerechnet?
- Können Sie uns den Ablauf an einem Beispiel aus unserer Branche zeigen?
Typische Fehler bei der Auswahl
Eine Software für öffentliche Vergaben wählen. Sie ist auf Vergaberecht ausgelegt, nicht auf Relationen und Staffelpreise.
Nur den Tender betrachten. Spot-Ausschreibungen fallen das ganze Jahr an. Zwei getrennte Werkzeuge bedeuten doppelte Pflege.
Die Spediteure vergessen. Wenn die Abgabe für Bieter kompliziert ist, kommen weniger oder schlechtere Angebote. Fragen Sie, wie die Abgabe für Spediteure aussieht.
Checkliste
- Ist die Software für den Frachteinkauf gebaut?
- Können Sie Ratenstruktur, Staffeln und Zuschläge vorgeben?
- Werden Preise sofort auf Plausibilität geprüft?
- Lassen sich Vergabe-Szenarien und mehrere Runden abbilden?
- Gibt es Datei-Import oder Schnittstelle zum TMS?
- Sehen nur eingeladene Spediteure Ihre Ausschreibung?
- Stehen die Server in Deutschland oder der EU?
- Ist das Kostenmodell planbar?
Tender und Spot mit eFrexx
eFrexx ist für den Frachteinkauf gebaut. Für Tender und Spot-Ausschreibungen in einem System, für LKW, Bahn, See- und Luftfracht.
Sie geben die Ratenstruktur vor, mit beliebig vielen Relationen und Staffelpreisen, jede Eingabe wird sofort auf Plausibilität geprüft. Vergabe-Szenarien und mehrere Runden laufen direkt im System.
Nur eingeladene Spediteure sehen Ihre Ausschreibung, die Server stehen in Deutschland, und eFrexx nimmt keine Provision. Daten tauschen Sie per Datei-Import oder Schnittstelle mit Ihrem TMS aus. Mehr dazu auf der Seite Tender Management.
Häufige Fragen
Was kostet eine Tender-Software? Das hängt vom Anbieter und vom Kostenmodell ab. Üblich sind Lizenzen, nutzungsabhängige Preise oder eine Provision auf das vergebene Volumen. Vergleichen Sie die Kosten mit dem Aufwand, den Ihr Team heute für Tender mit Excel und E-Mail hat.
Was ist der Unterschied zwischen Tender-Software und TMS? Ein TMS plant und steuert laufende Transporte. Eine Tender-Software kauft die Preise und Kapazitäten dafür ein. Beide ergänzen sich: Die Ergebnisse des Tenders fließen als Preise ins TMS.
Brauchen kleine Versender eine Tender-Software? Bei wenigen Relationen reicht oft eine gut gepflegte Tabelle. Sobald viele Relationen, Staffeln und Bieter zusammenkommen oder regelmäßig Spot-Ausschreibungen anfallen, spart eine Software spürbar Zeit.
Ist Vergabemanagement-Software dasselbe wie Tender-Software? Nein. Vergabemanagement-Software ist für öffentliche Auftraggeber und das Vergaberecht gebaut. Für den Einkauf von Transporten durch Unternehmen passt eine Software, die Relationen, Staffelpreise und Zuschläge abbildet.