Nicht jede Relation verdient denselben Aufwand. Einige wenige Strecken verursachen den Großteil Ihrer Frachtkosten, viele andere fallen kaum ins Gewicht. Und manche Transporte laufen Woche für Woche gleich, während andere nur gelegentlich anfallen. Die ABC-XYZ-Analyse bringt beide Sichten zusammen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Relationen damit einordnen und für jede Gruppe die passende Einkaufsstrategie wählen.
Zwei Analysen, eine Matrix
Die ABC-Analyse sortiert Ihre Relationen nach ihrem Anteil an den Frachtkosten:
- A: wenige Relationen mit dem größten Anteil an den Kosten
- B: Relationen mit mittlerem Anteil
- C: viele Relationen mit kleinem Anteil
Die XYZ-Analyse sortiert dieselben Relationen danach, wie gleichmäßig sie anfallen:
- X: regelmäßig, mit kaum schwankenden Mengen
- Y: mit Schwankungen, etwa saisonal
- Z: unregelmäßig, kaum vorhersehbar
Kombiniert ergeben beide eine Matrix mit neun Feldern. Jede Relation landet in genau einem Feld, zum Beispiel AX für eine teure und regelmäßige Strecke oder CZ für eine seltene Strecke mit geringen Kosten. Wie Sie die Klassen im Einzelnen berechnen, lesen Sie in den beiden Lexikon-Einträgen.
Welche Daten Sie brauchen
Für die Analyse genügen die Transportdaten der letzten zwölf Monate:
- Relation, zum Beispiel auf Ebene der Postleitzahl oder des Standorts
- Frachtkosten je Relation über den Zeitraum
- Zahl der Sendungen oder Menge je Monat
Die Kosten liefern die ABC-Klasse, die Monatswerte die XYZ-Klasse. Eine Frachtkostenanalyse liefert meist schon alles, was Sie brauchen.
Die Matrix: Welche Strategie für welches Feld?
| X: regelmäßig | Y: schwankend | Z: unregelmäßig | |
|---|---|---|---|
| A: hohe Kosten | Tender mit festen Preisen, sorgfältig vorbereiten | Tender mit Staffeln oder Mengenkorridor | Genau prüfen: Tender oder gezielte Spot-Ausschreibung |
| B: mittlere Kosten | Tender | Tender mit Staffeln | Spot-Ausschreibung |
| C: geringe Kosten | Tender, wenn einfach mitlaufend, sonst bündeln | Spot-Ausschreibung oder bündeln | Spot-Ausschreibung mit wenig Aufwand |
Die Matrix ist ein Ausgangspunkt, keine feste Regel. Sie zeigt, wo Sie genau hinsehen sollten und wo eine schnelle Lösung reicht.
AX, AY, BX: der Kern Ihres Tenders
Hier liegt das meiste Geld, und die Mengen sind planbar. Diese Relationen gehören in den Tender. Ein kleiner Preisunterschied wirkt sich hier über das ganze Jahr spürbar aus. Investieren Sie Zeit in eine saubere Datenbasis, eine klare Ratenstruktur und genug Bieter pro Relation. Bei Y-Relationen helfen Staffelpreise oder ein vereinbarter Mengenkorridor, damit die Spediteure trotz Schwankungen belastbar kalkulieren können.
AZ: teuer, aber unberechenbar
Diese Relationen sind tückisch. Sie kosten viel, lassen sich aber schlecht planen. Ein fester Tenderpreis zwingt den Spediteur, das Risiko einzupreisen. Oft ist eine gezielte Spot-Ausschreibung für jede einzelne Sendung günstiger. Prüfen Sie im Einzelfall, ob sich die Relation nicht doch bündeln oder planen lässt.
BZ, CY, CZ: schnell und mit wenig Aufwand
Diese Relationen fallen selten an oder kosten wenig. Ein Tender bringt hier kaum bessere Preise, macht ihn aber unübersichtlich. Schreiben Sie diese Transporte bei Bedarf als Spot aus. Wichtig ist, dass jede Spot-Ausschreibung schnell geht und die Angebote direkt vergleichbar sind.
CX: mitnehmen oder bündeln
Regelmäßige, aber günstige Relationen können im Tender mitlaufen, wenn sie zu den Strecken eines Spediteurs passen. Oft lohnt es sich, sie mit A- oder B-Relationen aus derselben Region zu bündeln.
Beispiel mit erfundenen Zahlen
Ein Versender aus Köln hat 40 Relationen und Frachtkosten von 1.000.000 € im Jahr.
| Feld | Relationen | Anteil an den Kosten | Strategie |
|---|---|---|---|
| AX | 5 | 62 % | Tender |
| AY | 2 | 12 % | Tender mit Staffeln |
| AZ | 1 | 6 % | Spot-Ausschreibung je Sendung |
| BX und BY | 8 | 14 % | Tender |
| BZ, CY, CZ | 20 | 4 % | Spot-Ausschreibung |
| CX | 4 | 2 % | Im Tender gebündelt |
Ergebnis: Der Tender umfasst 19 von 40 Relationen und deckt 90 % der Kosten ab. Die übrigen 21 Relationen mit 10 % der Kosten laufen über die Spot-Ausschreibung. Der Tender wird kleiner und übersichtlicher, ohne dass Einsparpotenzial verloren geht.
Typische Fehler
Nur nach Kosten sortieren. Die ABC-Analyse allein sagt nichts über die Planbarkeit. Eine teure, aber unregelmäßige Relation im Tender führt zu Preisen mit hohem Risikoaufschlag.
Grenzen jedes Jahr ändern. Legen Sie die Grenzen der Klassen einmal fest. Nur dann können Sie die Ergebnisse mit dem Vorjahr vergleichen.
Die Analyse nicht wiederholen. Relationen wandern zwischen den Feldern, etwa wenn ein Kunde wächst oder ein Standort schließt. Wiederholen Sie die Analyse vor jedem Tender.
ABC-XYZ-Analyse und eFrexx
eFrexx führt Tender und Spot-Ausschreibungen in einem System. Die Relationen aus dem Kern Ihrer Matrix vergeben Sie im Tender, mit beliebig vielen Relationen und Staffelpreisen. Die übrigen Transporte schreiben Sie bei Bedarf in wenigen Minuten als Spot aus und sehen den Bestpreis sofort. Mehr dazu unter Tender Management und Spot-Ausschreibung.
Häufige Fragen
Was ist eine ABC-XYZ-Analyse? Die ABC-XYZ-Analyse kombiniert zwei Auswertungen. Die ABC-Analyse ordnet Positionen nach ihrem Wert, die XYZ-Analyse nach der Regelmäßigkeit ihres Bedarfs. Zusammen ergeben sie eine Matrix mit neun Feldern, aus der sich je Feld eine passende Strategie ableiten lässt.
Wie berechnet man die XYZ-Klasse einer Relation? Üblich ist der Variationskoeffizient: die Standardabweichung der Monatsmengen geteilt durch ihren Mittelwert. Je kleiner der Wert, desto gleichmäßiger die Relation. Die Grenzen zwischen X, Y und Z legen Sie selbst fest.
Welche Relationen gehören in den Tender? Vor allem Relationen mit hohen Kosten und planbaren Mengen, also die Felder AX, AY und BX. Unregelmäßige Relationen mit geringen Kosten sind in der Spot-Ausschreibung meist besser aufgehoben.
Wie oft sollte man die ABC-XYZ-Analyse wiederholen? Mindestens einmal vor jedem Tender. Wenn sich Ihr Geschäft stark verändert, etwa durch neue Kunden oder Standorte, auch zwischendurch.