In der Pharmalogistik reicht der günstigste Preis nicht. Arzneimittel müssen während des gesamten Transports unter den vorgeschriebenen Bedingungen bleiben, und jeder Schritt muss nachweisbar sein.
Für den Frachteinkauf heißt das: Ein Tender muss neben Preisen auch Qualität, Temperaturführung und Nachweise abfragen, und zwar so, dass sich die Angebote vergleichen lassen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Anforderungen in einen Pharma-Tender gehören und wie Sie dabei vorgehen.
Was bedeutet GDP für den Transport?
GDP steht für Good Distribution Practice, auf Deutsch "Gute Zustellungsspraxis". Für Humanarzneimittel gelten in der EU die Leitlinien für die GDP aus dem Jahr 2013 (2013/C 343/01). Sie regeln, wie Arzneimittel gelagert und transportiert werden, damit ihre Qualität auf dem Weg zum Empfänger erhalten bleibt.
Für den Transport sind vor allem diese Punkte wichtig:
- Die vorgeschriebenen Lagerbedingungen, vor allem die Temperatur, müssen auch während des Transports eingehalten werden.
- Fahrzeuge und Ausrüstung müssen für den Zweck geeignet sein, temperaturgeführte Ausrüstung muss qualifiziert sein.
- Abweichungen, etwa eine Temperaturabweichung oder eine Beschädigung, müssen gemeldet und untersucht werden.
- Wer Transporte an einen Dienstleister vergibt, braucht einen schriftlichen Vertrag, der die Verantwortlichkeiten regelt, und muss den Dienstleister prüfen.
Die Verantwortung für die Qualität bleibt beim Versender. Deshalb gehört die Auswahl der Spediteure in der Pharmabranche zum Qualitätsmanagement und nicht nur zum Einkauf.
Was ein Pharma-Tender zusätzlich abfragen muss
Ein Tender für Pharmatransporte folgt dem üblichen Ablauf eines Tenders. Zusätzlich gehören diese Angaben in die Ausschreibung:
| Bereich | Was Sie abfragen sollten |
|---|---|
| Temperaturbereiche | Je Relation, zum Beispiel gekühlt oder kontrollierte Raumtemperatur, mit den Grenzen laut Produktspezifikation |
| Fahrzeuge | Temperaturgeführte Fahrzeuge, Qualifizierung, Wartung und Kalibrierung |
| Temperaturüberwachung | Aufzeichnung während der Fahrt, Datenlogger, Zugriff auf die Daten |
| Abweichungen | Wie und wie schnell Abweichungen gemeldet werden |
| Nachweise | Zertifikate, Ergebnisse von Audits, Bereitschaft zu Audits durch Sie |
| Sicherheit | Schutz vor Diebstahl und Manipulation, Umgang mit Pausen und Übernachtungen |
| Unterauftragnehmer | Ob und unter welchen Bedingungen Unterfrachtführer eingesetzt werden |
| Gefahrgut | Bei bestimmten Produkten Anforderungen nach ADR |
Typische Temperaturbereiche in der Praxis sind gekühlt (2 bis 8 °C) und kontrollierte Raumtemperatur (15 bis 25 °C). Maßgeblich ist immer, was für das jeweilige Produkt vorgeschrieben ist.
Qualität vergleichbar machen
Preise lassen sich leicht vergleichen, Qualitätsangaben oft nicht. Ein Spediteur schreibt „GDP-konform“, ein anderer schickt ein Zertifikat, ein dritter beschreibt sein System auf zwei Seiten. Damit Sie die Angebote trotzdem nebeneinanderlegen können:
- Feste Fragen statt Freitext. Fragen Sie jede Anforderung einzeln ab, möglichst mit Ja oder Nein oder einer Auswahl.
- Pflichtangaben festlegen. Was für Sie unverzichtbar ist, muss beantwortet sein, bevor ein Angebot gilt.
- Ausschlusskriterien von Bewertungskriterien trennen. Fehlende Temperaturführung schließt aus. Eine schnellere Meldung von Abweichungen ist ein Pluspunkt.
- Leistung einbeziehen. Bei bestehenden Spediteuren zeigen Qualitätskennzahlen wie Termintreue und Abweichungen, wie zuverlässig sie in der Praxis fahren.
Qualifizierung vor dem Tender
In der Pharmabranche sollten nur Spediteure bieten, die Ihre Anforderungen grundsätzlich erfüllen. Prüfen Sie neue Bieter deshalb vor dem Tender, zum Beispiel mit einem Fragebogen und den nötigen Nachweisen. So vermeiden Sie, dass der günstigste Bieter am Ende an der Qualifizierung scheitert und Sie neu vergeben müssen.
Praxis-Tipp: Binden Sie die Qualitätssicherung früh ein. Wenn sie die Anforderungen und Ausschlusskriterien vor dem Start freigibt, gibt es nach der Auswertung keine Überraschungen.
Typische Fehler im Pharma-Tender
Nur den Preis ausschreiben. Die Qualitätsanforderungen kommen erst nach der Vergabe auf den Tisch. Dann passen Preis und Leistung nicht mehr zusammen.
Anforderungen als Freitext. Ohne feste Fragen bekommen Sie Antworten, die sich nicht vergleichen lassen.
Alle Relationen gleich behandeln. Gekühlte und ungekühlte Transporte haben unterschiedliche Anforderungen und Preise. Trennen Sie sie im Tender.
Unterauftragnehmer vergessen. Wenn der Spediteur Transporte weitergibt, müssen die Anforderungen auch für den ausführenden Frachtführer gelten.
Pharma-Tender mit eFrexx
Zu den Kunden von eFrexx gehören Unternehmen aus der Pharmabranche. Im Tender legen Sie eigene Felder an, zum Beispiel für Temperaturbereiche, Nachweise und Ihre GDP-Anforderungen. Sie bestimmen, welche Angaben die Spediteure machen müssen, und jede Eingabe wird sofort auf Plausibilität geprüft. Nur eingeladene Spediteure sehen Ihre Ausschreibung, und jede Ausschreibung ist vollständig dokumentiert. Mehr dazu unter Tender Management.
Häufige Fragen
Was ist GDP in der Logistik? GDP steht für Good Distribution Practice, die gute Zustellungspraxis für Arzneimittel. Die EU-Leitlinien legen fest, wie Arzneimittel gelagert und transportiert werden, damit ihre Qualität bis zum Empfänger erhalten bleibt. Dazu gehören Temperaturführung, geeignete Fahrzeuge, Dokumentation und der Umgang mit Abweichungen.
Muss ein Spediteur für Pharmatransporte GDP-zertifiziert sein? Die Verantwortung für die Einhaltung der GDP liegt beim Versender, der den Dienstleister auswählt und prüft. Viele Versender verlangen deshalb ein Zertifikat oder führen eigene Audits durch. Was genau Sie verlangen, legt Ihre Qualitätssicherung fest.
Welche Temperaturbereiche gibt es beim Pharmatransport? Häufig sind gekühlt (2 bis 8 °C) und kontrollierte Raumtemperatur (15 bis 25 °C). Für manche Produkte gelten tiefere Temperaturen. Maßgeblich ist immer die Spezifikation des jeweiligen Produkts.
Wie vergleicht man Qualität im Tender? Mit festen Fragen statt Freitext, klaren Pflichtangaben und einer Trennung zwischen Ausschlusskriterien und Bewertungskriterien. Bei bestehenden Spediteuren kommen Kennzahlen aus der laufenden Zusammenarbeit hinzu.