Wer Transporte einkauft, steht immer wieder vor derselben Frage: Schreibe ich diesen Transport einzeln aus, oder gehört er in einen Tender? Die Antwort hat direkte Folgen für Ihre Frachtkosten, für Ihren Arbeitsaufwand und dafür, wie verlässlich Ihre Spediteure fahren. In diesem Artikel erfahren Sie, worin sich beide Formen unterscheiden, nach welchen Kriterien Sie entscheiden und wie Sie Spot und Tender so kombinieren, dass beide sich ergänzen.
Die zwei Formen der Frachtausschreibung im Überblick
Eine Frachtausschreibung ist zunächst nichts anderes als eine strukturierte Preisanfrage: Sie beschreiben Ihren Transportbedarf, laden Spediteure ein und vergleichen die Angebote. Unterschieden wird vor allem nach dem Zeitraum, für den Sie einkaufen.
Die Spot-Ausschreibung betrifft einen einzelnen Transport, der kurzfristig ansteht. Die Spediteure nennen einen Preis für genau diesen Auftrag, zum aktuellen Marktpreis. Mehr dazu im Lexikon unter Spot-Ausschreibung.
Der Tender vergibt ein ganzes Transportvolumen für einen längeren Zeitraum, meist für ein Jahr. Sie legen Relationen, Mengen und Staffeln fest, die Spediteure bieten feste Preise für den gesamten Zeitraum. Mehr dazu im Lexikon unter Tender.
Wann lohnt sich eine Spot-Ausschreibung?
Die Spot-Ausschreibung ist das Werkzeug für alles, was sich nicht planen lässt. Typische Fälle sind:
- Einmalige Transporte, etwa eine Maschinenlieferung, ein Projektgeschäft oder eine Messe.
- Neue Relationen, für die es noch keinen vereinbarten Preis gibt.
- Spitzen im Volumen, wenn mehr anfällt, als Ihre Vertragspartner abdecken.
- Ausfälle, wenn ein fest gebuchter Spediteur kurzfristig nicht fahren kann.
Der Vorteil: Sie bekommen den aktuellen Marktpreis und sind an niemanden gebunden. Der Nachteil: Die Preise schwanken mit dem Markt, und jede Ausschreibung kostet Zeit, wenn sie über E-Mail und Telefon läuft. Genau hier entscheidet sich, ob Spot-Ausschreibungen effizient sind. Wer jeden Transport einzeln per E-Mail anfragt, verbringt Stunden damit, Angebote in unterschiedlichen Formaten zusammenzutragen.
Wann lohnt sich ein Tender?
Der Tender spielt seine Stärken bei regelmäßigen, planbaren Transporten aus. Er lohnt sich, wenn Sie:
- wiederkehrende Relationen haben, die Sie Woche für Woche bedienen,
- Planungssicherheit bei Preisen und Kapazitäten brauchen,
- Ihr Volumen bündeln und dadurch bessere Konditionen verhandeln wollen,
- den Aufwand senken wollen, weil nicht jeder Transport neu angefragt werden muss.
Der Preis für diese Sicherheit ist der Aufwand vorab. Ein Tender mit vielen Relationen und Gewichtsstaffeln umfasst schnell tausende Einzelpreise. Liegen die Angebote in unterschiedlichen Tabellen vor, dauert allein das Zusammenführen und Prüfen Wochen. Hinzu kommt das Risiko von Fehlern: Ein vertippter Preis fällt in einer großen Tabelle leicht nicht auf und wird erst teuer, wenn der Transport gefahren ist.
Die Entscheidung in vier Fragen
Ob ein Transport in den Tender oder in die Spot-Ausschreibung gehört, lässt sich meist mit vier Fragen klären:
- Wie oft fällt der Transport an? Regelmäßig und vorhersehbar spricht für den Tender, einmalig oder unregelmäßig für Spot.
- Wie gut kennen Sie das Volumen? Nur wenn Sie Spediteuren eine realistische Menge nennen können, bekommen Sie im Tender belastbare Preise.
- Wie wichtig ist Ihnen Planungssicherheit? Feste Preise schützen vor Schwankungen, binden Sie aber auch, wenn der Markt günstiger wird.
- Wie viel Aufwand können Sie investieren? Ein Tender braucht Vorbereitung, spart dafür aber im laufenden Jahr Zeit.
Kurz zusammengefasst
| Spot-Ausschreibung | Tender | |
|---|---|---|
| Umfang | ein einzelner Transport | Volumen vieler Relationen |
| Zeitraum | kurzfristig | meist ein Jahr |
| Preis | aktueller Marktpreis | fester Preis für den Zeitraum |
| Aufwand | gering je Transport, aber bei jedem Transport | hoch vorab, dann gering |
| Geeignet für | einmaligen, ungeplanten Bedarf | regelmäßige, planbare Transporte |
Warum die meisten Versender beides brauchen
In der Praxis ist die Frage selten „entweder oder“. Kaum ein Unternehmen kann sein Transportvolumen vollständig planen. Ein sinnvoller Aufbau sieht so aus: Der Tender deckt die regelmäßigen Relationen ab, die Spot-Ausschreibung den Rest. Die Ergebnisse der Spot-Ausschreibungen helfen Ihnen außerdem beim nächsten Tender. Wenn Sie sehen, dass eine Relation immer wieder spot gefahren wird, gehört sie vermutlich in den nächsten Tender.
Wichtig ist, dass beides nach denselben Regeln abläuft:
- Eine feste Gebotsstruktur, damit alle Angebote direkt vergleichbar sind.
- Nur eingeladene Spediteure, damit Ihre Volumen und Relationen vertraulich bleiben.
- Ein Vergleich, der neben dem Preis auch Qualität berücksichtigt, denn das günstigste Angebot ist nicht immer das beste.
- Eine vollständige Dokumentation, damit Sie jede Vergabe später nachvollziehen können.
Typische Fehler, die Sie vermeiden sollten
Unterschiedliche Formate akzeptieren. Wenn jede Spedition ihr Angebot anders aufbaut, rechnen Sie Diesel, Maut und Nebenkosten von Hand dazu. Das kostet Zeit und führt zu Fehlern. Geben Sie die Struktur vor.
Nur auf den Preis schauen. Ein Spediteur, der günstig ist, aber unzuverlässig fährt, wird am Ende teuer. Legen Sie vorab fest, welche Kriterien neben dem Preis zählen.
Den Tender zu groß anlegen. Relationen, die nur selten gefahren werden, bringen im Tender kaum bessere Preise, machen ihn aber unübersichtlich. Solche Transporte sind in der Spot-Ausschreibung oft besser aufgehoben.
Volumen offenlegen. Auf offenen Plattformen sieht der Markt, was Sie transportieren. Achten Sie darauf, dass nur die Spediteure Ihre Ausschreibung sehen, die Sie selbst einladen.
Checkliste für Ihre nächste Ausschreibung
- Ist klar, ob es um einen einzelnen Transport oder um ein Volumen geht?
- Sind Start, Ziel, Zeitfenster und Anforderungen vollständig beschrieben?
- Haben Sie eine feste Gebotsstruktur vorgegeben?
- Wissen Sie, nach welchen Kriterien Sie neben dem Preis entscheiden?
- Sehen nur die eingeladenen Spediteure Ihre Ausschreibung?
- Ist die Vergabe am Ende dokumentiert?
Spot und Tender in einem System
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